- +375 (33) 666-41-03
- +375 (17) 353-30-38
КАК МНОГО ВМЕЩАЕТ В СЕБЯ ЭТО ПРЕДЛОЖЕНИЕ
Некоторые руководители по-разному понимают, что это такое. Для одного, оптимизация бизнес-процессов – это набранные по штатному расписанию сотрудники, для другого – это отсутствие проблем, когда его нет в офисе, для третьего – это выполнение планов продаж и их стабильный рост.
Совсем как в притче о слоне и трех мудрецах. Каждому мудрецу дали пощупать слона с повязкой на глазах, каждый щупал разные части тела слона. Каждый дал свой ответ – и каждый по своему был прав.
Есть академические и «правильные» формулировки, но суть остается одной.
Ваше предприятие должно работать эффективно, т.е. каждый ресурс, будь то компьютер, программа на нем, транспорт, сотрудники и их время должны быть максимально задействованы. Эти ресурсы должны обеспечивать нормальную жизнедеятельность всех отделов и служб при отсутствии «пробок» в управлении и рекламаций поставщиков и заказчиков (покупателей).
Организовать эффективное взаимодействие между сотрудниками (и отделами) в компании – вот одна из задач оптимизации бизнес-процессов.
Задокументировать обязанности сотрудников, создать положения об отделах (службах), обеспечить хорошую мотивацию сотрудникам – вот вторая задача оптимизации бизнес-процессов.
Обеспечить управление продажами, обслуживание клиентов, устойчивость компании при отсутствии директора на продолжительный срок – вот третья задача оптимизации бизнес-процессов.
В современном мире бизнеса необходимо уметь хорошо считать не только свои прибыли, но и убытки. Именно наличие инструментов учета, а значит и управления в большую или меньшую сторону позволит вам, и вашему маркетингу быть успешнее конкурентов в части отпускных цен и клиентского сервиса.
МОЖЕТЕ ЛИ ВЫ ОТВЕТИТЬ НА ВОПРОСЫ:
Сколько вы потеряли продаж за последнюю неделю прошлого месяца из-за того, что все ваши сотрудники были заняты разговором по телефонам и входящие звонки остались не отвеченными?
Сколько было пропущенных звонков? Можете ли вы их фиксировать и потом перезванивать? Кто из сотрудников должен это делать? Какая у него мотивация? Одинаково ли это важно для вашего сотрудника и лично вас?
Как организовано в вашей компании взаимодействие продавцов с производством (продукты и услуги), а далее со складом (доставкой) ? Ощущает ли клиент разницу в подходах и отношению к нему от разных сотрудников?
СПЕЦИАЛИСТЫ КОМПАНИИ «МАКСТАРГЕТ» ПОМОГУТ ВАМ:
- Определить наличие у вашего предприятия «пробок» в управлении и взаимодействии между отделами, составить рекомендации учредителю и директору;
- Выявить лишние и неэффективно используемые ресурсы предприятия;
- Добиться более эффективного использования всех существующих ресурсов;
- Внедрить систему учета и взаимодействия между отделами и службами и многое другое.
Предложение - план
Постановка и оптимизация бизнес-процессов предприятия и продаж.
Для реализации пожеланий Заказчика в части оптимизации и организации бизнес-процессов предприятия и продаж Исполнитель (МаксТаргет) планирует провести процессное моделирование, аудит имеющихся бизнес-процессов и продаж, а также определить возможности по оптимизации и улучшению текущих процессов и сбытовой политики Заказчика. При необходимости полностью или частично могут быть выполнены ниже предлагаемые пункты работ.
|
№ п.п. |
Этапы работ |
Планируемые действия Исполнителя |
Результат |
|
1 |
Аудит бизнес-процессов и продаж предприятия. |
- Заполнить на основе опроса и интервьюирования ключевых сотрудников Заказчика и проанализировать анкету оценки бизнес-процессов. Отдельная анкета для анализа продаж. |
Выводы (документ «Аудит бизнес-процессов и продаж») по текущему состоянию дел в общем управлении предприятием (as is) и продажах. Определение проблемных мест и отсутствия точек управления между службами и отделами и продажами. |
|
2 |
Согласование с Заказчиком целей и задач (долго, средне и краткосрочных) в количественном и качественном выражении. |
- Обсуждаются текущие и перспективные приемы и методы для улучшения бизнес-процессов и продаж. |
Фиксация планов (первичных) в документе «План развития» (например). Максимальная детализация целей и задач по согласованию с Заказчиком (количественные и качественные плюс сроки достижения). Примерный план действий с описанием взаимодействия процессов предприятия и продаж, как между собой, так и между другими отделами и службами Заказчика. |
|
3 |
Анализ бизнес-процессов и продаж для достижения поставленных целей и задач. |
- Исполнитель с помощью процессного моделирования определяет очередность действий процессов, действий сотрудников в рамках процессов предприятия и продаж. |
Документ «Приложения к плану развития» по возможному достижению целей и задач предприятия и продаж (must be). Определение контрольных точек управления процессами и продажами + KPI. |
|
4 |
Согласование с Заказчиком мотивационных моделей и схем для сотрудников отдела продаж. |
Исполнитель предлагает модели и практические схемы с расчетом зависимостей (например, в файлах Excel). Заказчик определяет итоговые варианты моделей и схем мотивации (константы и переменные). |
Утвержденные Заказчиком модели и схемы расчетов с зависимостями в электронном виде. Для каждой должности в отделе продаж своя модель и схема. При необходимости любой сотрудник может оценить свой уровень мотивации (зарплаты) исходя из объема предполагаемой и качественно (KPI) выполненной им работы. Готовый инструмент для принятия решения по потенциальным кандидатам. |
|
5 |
Постановка (корректировка) документооборота отдела продаж. |
Анализ имеющегося (если есть) Положения об отделе продаж. Создание (если нет) раздельных двух документов. Создание (корректировка) должностных карт сотрудников продаж. Создание (корректировка) должностных инструкций. |
Утвержденные документы предприятия: |
|
6 |
Анализ текущих систем учета и контроля процессов предприятия, применимых к продажам. |
Определение какие, каким образом и с каким качеством те или иные инструменты управления будут справляться с поставленными целями и задачами. Анализ как текущие инструменты (учетная бухгалтерская программа, гугл файлы, если есть CRM система, файлы Excel и пр.) могут быть использованы в предполагаемых процессах для измерения точек контроля и KPI. |
- Выводы и оценки (в письменном виде), исходя из практических фактов возможностей имеющихся инструментов управления и контроля. |
|
7 |
Составление технического задания на инструмент управления продажами. (CRM\склад) |
Рисуются схемы, таблицы, пояснения к ним. Составляется перечень необходимых целей и задач, которые должны быть реализованы в программе. Также все необходимые визуализации и пояснения к ним. Составляются Исполнителем и утверждаются Заказчиком формы документов и отчетов, которые необходимо получать из учетной программы. |
- Документ «Техническое задание» с необходимыми схемами, приложениями и пояснениями. |
|
8 |
Внедрение CRM\склад программы. |
Исполнитель тестирует и адаптирует программу на предмет её полного соответствия требованиям тех. Задания. Вносит правки и дополнения во взаимодействии с подрядчиком ПО. Исполнитель проводит обучение сотрудников Заказчика по работе с программой. Составляются при необходимости регламенты работы по ключевым точкам в программе и(или) записывает обучающие видеоролики для сотрудников Заказчика. |
Готовая и оттестированная система учета и контроля качества работ сотрудников маркетинга и продаж. |
|
9 |
Тестирование и отладка функциональных обязанностей сотрудников и отражения их работы в учетной CRM\склад программе. |
Тестируем новые возможности в учетной программе, согласно технического задания. Доводим «до ума» все необходимые регистры в учетной программе. |
Список действий для их реализации по согласованию с Заказчиком. Корректировка списка для его утверждения и взятия в работу Исполнителем и сотрудником, отвечающим за правку и доработку учетной программы. Итоговый список для Заказчика планируемых и отработанных действий с их примечаниями. |
|
10 |
Контроль наличия ресурсов для старта работы маркетинга и продаж. |
- Контроль наличия материальных ресурсов (компьютеров, принтеров и пр.) |
- Готовая к работе инфраструктура для отделов маркетинга и продаж. |
|
11 |
Окончательная правка и утверждение всех документов.
|
На основании имеющейся практической «обкатки» работы отдела маркетинга и продаж вносим согласованные с Заказчиком правки и дополнения во все документы, мотивации сотрудников. |
- Последние версии всего документооборота с внесенными и утвержденными Заказчиком правками и дополнениями. |
|
12 |
Анализ и оптимизация маркетинга. |
На основании полученных фактических данных из CRM\склад программы определяем наиболее выгодные с точки зрения эффективности маркетинговые инструменты. Корректируем при необходимости маркетинг план предприятия и планируемые затраты. |
Только работающие и дающие отдачу маркетинговые инструменты. «Заточенные» под маркетинг план предприятия, обученные и подготовленные сотрудники отдела продаж. Проверенная и работающая система маркетинга и продаж. |
|
13 |
Сверка выполнения кратко и среднесрочных планов. |
На основании необходимых отчетов из CRM\склад программы определяются причины выполнения (невыполнения) плана. Анализируются имеющиеся точки контроля и KPI сотрудников. Предлагаются меры по изменению (дополнению) административной, организационной, финансовой, программной учетной и прочих сферах учета и контроля для поддержания (улучшения) получаемых результатов. |
Четкое понимание, что и на основании чего необходимо предпринять для поддержания (улучшения) графика выполняемых планов. |
Окончательная стоимость работ по выше изложенному плану калькулируется исходя из степени детализации имеющихся пунктов и(или) дополнительных новых работ по желанию Заказчика.
